Kymin 100-vuotissäätiön yli 900 apurahahakemusta ruuhkauttivat hetkellisesti Kouvolan uuden aluekeskusrekisterin – Virkatodistusta voi joutua odottamaan kuukauden

Kouvolan aluekeskusrekisteri tekee pikkutarkkaa työtä seurakuntiin kuuluvien henkilöiden virkatodistuksien kanssa. Yhden perunkirjoitusta varten tarvittavan virkatodistuksen tekemisessä voi kestää yli päivän.

Katja Juurikko

Kouvolan aluerekisterikeskus toimii Kouvolan seurakuntakeskuksessa.
Kouvolan aluerekisterikeskus toimii Kouvolan seurakuntakeskuksessa.

Vuoden alusta toimintansa aloittanut Kouvolan aluekeskusrekisteri huolehtii 180 000 seurakuntalaisen asioista. Muun muassa kastetuista, vihityistä, eronneista, seurakuntaan tai seurakunnasta muuttaneista ja kuolleista evankelisluterilaisen kirkon jäsenistä pidetään rekisterissä tarkkaa kirjaa. Kouvolalaisia rekisterissä on noin 61 000.

Aluekeskusrekisterin rekisteripäällikkö Sirpa Sirén kertoo, että muuten toiminta on lähtenyt hienosti käyntiin, mutta tällä hetkellä virkatodistuksien kanssa on ruuhkaa. Todistuksen saamiseen voi mennä neljäkin viikkoa, kun normaalisti siihen menee noin kaksi.

– Kun toiminta on uutta, kaikki ei käy vielä ihan rutiinilla. Nyt on ollut todella vilkasta, mutta teemme parhaamme, jotta pääsemme normaaliin toimitusaikaan pian. Olemme olleet jopa viikonloppuja töissä purkaaksemme sumaa, Sirén kertoo.

Tammikuussa 16-kertainen määrä elävien virkatodistuksia

Aluekeskusrekisterissä on töissä yhteensä yksitoista henkilöä. Sieltä tilataan virkatodistuksia, joista käy ilmi henkilötiedot, muuttotiedot, perhesuhdetiedot, syntymäpaikka ja mahdollisesti kuolinpaikka. Näitä sukuselvitystyyppisiä virkatodistuksia tarvitaan nykyään lähinnä perunkirjoitusta varten. Virkatodistus täytyy esittää pankille tai vakuutusyhtölle kuolleen ihmisen asioita hoidettaessa.

Toisinaan virkatodistuksia tarvitsevat myös elävät, esimerkiksi apurahahakemuksien yhteydessä. Ainakin tammikuussa, kun Kymin 100-vuotissäätiön apurahat tulevat hakuun.

– Tammikuu on aina todella vilkas, mutta olemme tottuneet siihen. Teimme yli 900 elää-virkatodistusta apurahahakemuksia varten. Normaalisti tällaisia virkatodistuspyyntöjä tulee kuukaudessa 50–60 kappaletta, Sirén kertoo.

Yhden virkatodistuksen tekemiseen voi kulua päiviä

Yhden perunkirjoituksia varten tehtävän sukuselvitys-virkatodistuksen tekemiseen voi kulua aikaa parikin työpäivää. Kuolleiden kohdalla kaikki tiedot mahdollisista perijöistä haetaan vanhoista kirkonkirjoista, joista suurin osa on yhä digitoituja valokuvia. Aikaa tietojen etsimiseen kuluu, jos kuollut on esimerkiksi syntynyt kymmenenlapsiseen perheeseen 1900-luvun alkupuolella eikä hänellä ole omia jälkeläisiä. Perijät etsitään tällöin vainajan jokaisen sisaruksen tietojen kautta.

– Helppoja perustodistuksia on laadittu yhä vähemmän. Näitä kinkkisiä tapauksia on ollut nyt yllättävän paljon, Sirén sanoo.

Ruuhkaa ei ole helpottanut se, että joulu- ja tammikuussa ihmisiä kuolee muutenkin eniten.

Todistukset tarvitaan jokaiselta asuinpaikkakunnalta

Virkatodistuksia saatetaan tarvita useita eri paikkakunnilta. Niitä tarvitaan perittävän kuolemasta taaksepäin vuoteen, jolloin hän täytti viisitoista vuotta jokaisesta paikasta, jossa hän on elänyt. Ketjun pitää olla katkeamaton.

Toukokuusta eteenpäin Kouvolan aluekeskusrekisterin kautta voi saada Kouvolan aluekeskusrekisteriin kuuluvassa seurakunnassa kuolleesta jäsenestä todistuksen, joka kattaa muutot Suomen alueelta. Niitä ei siis tarvitse enää pyytää joka seurakunnasta erikseen.

Kouvolassa aluerekisterikeskuksesta saa tilattua virkatodistukset ja sukuselvitykset puhelimitse, postitse, sähköpostilla tai sähköisellä lomakkeella. Lisäksi Kouvolan seurakuntakeskusella on asiakaspalvelupiste ja itsepalvelupiste, joiden kautta todistuksen hakeminen onnistuu.